PDF/A ist heute das normierte Format für die Langzeitarchivierung elektronisch erstellter Dokumente. Viele abgelegte Dokumente entsprechen heute jedoch nicht einmal den Mindestanforderungen des PDF/A-Standards. Für diese Zwecke bietet Beta Systems myPDFconvert. Die Software korrigiert ganze Archive automatisch und kann auch Image-Dateien (z.B. TIFF) in PDF/A-konforme Dokumente konvertieren. Eine leistungsfähige OCR-Verarbeitung ist integriert und kann wahlweise eingesetzt werden.
Die Software eignet sich insbesondere für das Konvertieren besonders großer Bestände. Bei der Langzeitarchivierung müssen Anzeige, exakte Wiedergabe und Reproduzierbarkeit der Dokumente über einen gewissen Zeitraum sichergestellt werden. Eine typische, gesetzlich geregelte Aufbewahrungszeit sind etwa zehn Jahre bei Rechnungen. Mit myPDFconvert stellen Unternehmen vor diesem Hintergrund eine revisionssichere Langzeitarchivierung sicher und erfüllen somit eine zentrale Anforderung aus GRC-Sicht.
